Účtovanie pracovnej cesty a cestovných náhrad

Ako sa účtujú cestovné náhrady pri tuzemských a zahraničných pracovných cestách?

freedigitalphotos.net

freedigitalphotos.net

Zamestnávateľ môže vyslať svojho zamestnanca na pracovnú cestu. Zamestnávateľ je v tomto prípade povinný poskytnúť svojmu zamestnancovi náhradu výdavkov, ktoré mu vzniknú v súvislosti s výkonom práce. Viac sa o cestovných náhradách dozviete TU.

 

 

Príklad účtovania tuzemskej pracovnej cesty

 

Zamestnávateľ vyslal zamestnanca na tuzemskú pracovnú cestu. Zamestnávateľ poskytol zamestnancovi preddavok vo výške 500 €.

 

Vyúčtovanie pracovnej cesty

 

Cestovná náhrada

Poznámka

Cestovné lístky (vlak)

40 €

Dokladom je predložený účet
Taxi

10 €

Dokladom je predložený účet
Ubytovanie

200 €

Dokladom je predložený účet
Stravné

36,75 €

Základná suma stravného je 9,8 €. V hoteli mu boli poskytnuté raňajky, takže suma stravného je 7,35 € * 5 dní

 
Postup účtovania
 

P.č. Doklad Text Suma MD / D
1. VPD Poskytnutý preddavok zamestnancovi na pracovnú cestu z pokladnice 500 € 335Účet 335 (Aktíva)
Pohľadávky voči zamestnancom
/ 211Účet 211 (Aktíva)
Pokladnica
2. ID Náklady na pracovnú cestu na základe vyúčtovania pracovnej cesty 266,75 € 512Účet 512 (Náklad)
Cestovné
/ 335Účet 335 (Aktíva)
Pohľadávky voči zamestnancom
3. VPD Vrátenie zvyšnej sumy z poskytnutého preddavku do pokladnice 233,25 € 211Účet 211 (Aktíva)
Pokladnica
/ 335Účet 335 (Aktíva)
Pohľadávky voči zamestnancom

 
 

Príklad účtovania zahraničnej pracovnej cesty

 

Zamestnávateľ vyslal zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu do Českej republiky. Zamestnanec denne dochádza zo Slovenska do Českej republiky a späť, zahraničná pracovná cesta trvá v kalendárnom dni 8 hodín. Zamestnanec využije vlastné motorové vozidlo, pričom uzatvoril so zamestnávateľom dohodu. Zamestnávateľ poskytol zamestnancovi preddavok vo výške 6 000 CZK.

 
Podľa § 29 (2) zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách sa na prepočet eura na cudziu menu a naopak sa použije referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom boli výdavky uhradené. V našom príklade je tento kurz 27,2 CZK / 1 EUR.
 

Vyúčtovanie pracovnej cesty

 

 

Cestovná náhrada

Poznámka

Základná náhrada za vozidlo

128,1 €

Zamestnanec prešiel 700km, spotreboval 45,5l paliva, tankoval len na Slovensku za cenu 1,3 €/L. Dokladom je výpočet spotreby

Náhrada za spotrebu paliva

59,15 €

Ubytovanie

5 000 CZK

Dokladom je predložený účet
Stravné

1 500 CZK

Základná sadza je 600 CZK, zamestnanec odpracoval 5 dní po 8 pracovných hodín. Patrí mu teda 50 % zo základnej sadzby
Vedľajšie náklady

1 150 CZK

Zamestnanec použil služby internetovej kaviarne a parkovné. Dokladom sú bloky
Komerčné poistenie

32 €

Ide o nenárokovú náhradu
Vreckové

500 CZK

Ide o nenárokovú náhradu

 
Postup výpočtu: 6000 – 5000 – 1500 – 1150 – 500 = -2150 CZK, 2150 / 27,2 = 79,04 €, 79,04 + 128,1 + 59,15 = 266,29 €
 
 
Postup účtovania
 
Nenárokové cestovné náhrady musí zamestnávateľ za zamestnanca odviesť odvody do Sociálnej poisťovne, príslušnej zdravotnej poisťovne a daňovému úradu. V našom prípade nenárokové náhrady tvoria komerčné poistenie (32 €) a vreckové (500 / 27,2 = 18,38 €)
 

P.č. Doklad Text Suma MD / D
1. VPD Poskytnutý preddavok zamestnancovi na pracovnú cestu z pokladnice (6000 / 27,2) 220,59 € 335Účet 335 (Aktíva)
Pohľadávky voči zamestnancom
/ 211Účet 211 (Aktíva)
Pokladnica
2. PFA Prijatá faktúra za komerčné poistenie zamestnanca na pracovnej ceste 32 € 512Účet 512 (Náklad)
Cestovné
/ 321Účet 321 (Pasíva)
Dodávatelia
3. ID Náklady na pracovnú cestu na základe vyúčtovania pracovnej cesty 486,88 € 512Účet 512 (Náklad)
Cestovné
/ 335Účet 335 (Aktíva)
Pohľadávky voči zamestnancom
4. ID Zrážka z nenárokových cestovných náhrad na zdravotné a sociálne poistenie (13,4% z 50,38 €) 6,75 € 335Účet 335 (Aktíva)
Pohľadávky voči zamestnancom
/ 336Účet 336 (Pasíva)
Zúčtovanie s orgánmi sociálneho poistenia a zdravotného poistenia
5. ID Zdravotné a sociálne náklady spoločnosti na zamestnanca (35,2% z 50,38 €) 17,73 € 524Účet 524 (Náklad)
Zákonné sociálne poistenie
/ 336Účet 336 (Pasíva)
Zúčtovanie s orgánmi sociálneho poistenia a zdravotného poistenia
6. ID Zrážka z nenárokových cestovných náhrad na preddavok na daň z príjmov (43,63 € základ dane) 8,29 € 335Účet 335 (Aktíva)
Pohľadávky voči zamestnancom
/ 342Účet 342 (Pasíva)
Ostatné priame dane
7. VBÚ Úhrada odvodov do zdravotnej poisťovne (14% z 50,38 €) 7,05 € 336Účet 336 (Pasíva)
Zúčtovanie s orgánmi sociálneho poistenia a zdravotného poistenia
/ 221Účet 221 (Aktíva)
Bankové účty
8. VBÚ Úhrada odvodov do sociálnej poisťovne (34,6% z 50,38 €) 17,43 € 336Účet 336 (Pasíva)
Zúčtovanie s orgánmi sociálneho poistenia a zdravotného poistenia
/ 221Účet 221 (Aktíva)
Bankové účty
9. VBÚ Úhrada preddavku na daň z príjmov 8,29 € 342Účet 342 (Pasíva)
Ostatné priame dane
/ 221Účet 221 (Aktíva)
Bankové účty
10. VPD Doplatok zamestnancovi na základe vyúčtovania pracovnej cesty (266,29 € – odvody do SP a ZP 6,75 € a preddavok na daň 8,29 €) 251,25 € 335Účet 335 (Aktíva)
Pohľadávky voči zamestnancom
/ 211Účet 211 (Aktíva)
Pokladnica

 
 

Autor: Účtuj.sk